本日は、ビジネス文書についてお話したいと思います。
仕事上の情報の伝達は、間違いがないように文書により行なうことが通例です。
近年は紙面ではなく電子メールの伝達が増えていますが、文書主義の原則という点では変わりません。
ビジネス文書には、証拠能力や正確な伝達といった重要な役割があります。
社内用と社外用とがあり、主なものを見てみます。
■社内文書の種類
①伝達の流れで上下各々に伝達する文書
稟議書・・・案件の決済を求める場合
上申書・・・権限のない事項の上部の意見・希望を求める
報告書・・・業務の状況や結果等を報告する
通達・・・社内の全員に対して、統一した行動を命令・指示する
指示書・・・業務上の指示を与える
②部門間で連絡しあう文書
通知文書・・・実施、開催、処理事項の通知
回覧文書・・・通知事項や資料を回覧
依頼文書・・・特定の事項の処理を依頼する
照会文書・・・業務上の内容を問い合わせる
回答文書・・・照会文書に対する回答書
社内文書は、簡潔に書くことが求められます。
前文や挨拶文は必要なく、丁寧語は必要最小限。
「ですます」調で、箇条書き部分は「である」調が適当です。
同一文を多数に発信する時は、○○各位などと記すとよいでしょう。
■社外文書の種類
①商取引上の文書（法律上の契約は除く）
通知状・・・会議の開催や社屋移転等の通知
案内状・・・行事、式典、新規業務案内等
依頼状・・・見積書やカタログ送付等の依頼
注文書・・・商品購入等を申し込む
督促状・・・相手にある行為を促すとき
②社交的な文書
挨拶状・・・開業、移転、年賀、暑中見舞等
招待状・・・行事や式典、催事などに招く
お礼状・・・面談、催事出席、商品購入等の行為に対しての御礼
詫び状・・・こちらの行為に対して詫びる時
見舞状・・・被災や病気見舞等相手を慰める
社外文書は、社外の人にこちらの意思・希望を伝えるための文書であり、
重要な役割を担っています。
用件をわかりやすく気配りのある敬語・丁寧語を使い、文が複雑で長くなる時は、
別記や箇条書きをするとわかりやすくなります。
企業活動を円滑に行なうため、正確に伝えることを心がけましょう。