本日は、経営会議の効率化についてお話したいと思います。
社長を中心に行なう月間・期間・年間の定例経営会議では、
下記のような流れで行なわれるのが通常です。
・経営戦略・経営計画の策定
・その実績のチェック
・計画遅れまたは未達成の原因追究と対策
・それらを定例議題として、担当役員からの報告に基づいて検討
そのような定例経営会議の効率は、「投入時間対意思決定等の成果」で計り、
かけた時間の割に意思決定ができない等、非効率な要因を取り除いて、
前向きな緊張感を持ち、スピーディーな対策行動へつなげる会議とするべきです。
しかし現実には、社長が描いたような効率の良い会議が常に開催されるとは限りません。
会議に時間ばかりかかり、社長が意思決定できる明快な具体策がなかなか出てこない場合や、
それほどひどくはないが、非効率な傾向がみられる場合、その代表的要因は
次のように考えられます。
①競合・取引先・技術動向・法規制など外部環境が急変し、当社の業績への影響が
複雑にからみ合って、報告担当者が整理しきれていない。
そのため、自社の業績への影響やその要因に関する状況判断がまとまらず、
「○○ではないか、××ではないか」と憶測による議論に終始する。
②限られたメンバーが発言を独り占めする傾向があり、
他のメンバーの発言・意見交換が少ない。
③複数の問題解決具体案があり、それぞれの背景に異なる状況判断があるため、
なかなか意見がまとまらない。
④会議メンバーの議事に参加する責任の自覚が薄く、自ら発言しない。
トップはメンバーに対して、少なくとも次のように指導すべきでしょう。
①議題に関する的確な状況判断ができるよう、あらかじめ案件の担当部門・事務局に命じて、
現状報告を要領よく行わせる。
②議題ごとに事実に基づく状況判断を一致させた後に、対策を論議する。
③主要議題をメンバーに事前（場合によっては1カ月前）に予告し、
各自の発言・提案内容を事前検討の上、出席させる。
④メンバーに平等な発言機会を与え、異質な意見の組み合わせ、発展を奨励する。